2025 stehst du als Apothekeninhaber:in vor der Herausforderung, steigende Leistungsanforderungen mit wirtschaftlicher Stabilität zu vereinen. Die Personalkosten – der größte Kostenfaktor in deiner Apotheke – erfordern klare Strategien, um sowohl die Rentabilität als auch die Leistungsfähigkeit zu sichern. Ein durchdachtes Vergütungssystem spielt dabei eine Schlüsselrolle. Ebenso wichtig ist ein klarer Überblick über Mitarbeiteranzahl, Auslastung und gezielte Steuerung, um als Arbeitgeber:in attraktiv und wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben.
Die Personalkostenquote – das Verhältnis der Personalkosten zum Rohertrag – ist die Grundlage jeder strategischen Entscheidung. Im Regelfall stellt ein Zielbereich zwischen 40 % und 50 % sicher, dass die Apotheke sowohl leistungsfähig als auch rentabel ist. Wenn die Quote über 50 % liegt, solltest du folgende Hebel prüfen:
Optimierung der Arbeitsverteilung: Gibt es Aufgaben, die nicht von Fachpersonal erledigt werden müssen?
Einsatz von Technologie: Digitale Lösungen entlasten Tätigkeiten wie Aufgabenmanagement oder Teamschulung.
Analyse des Kundenwerts: Sind deine Mitarbeiter:innen geschult, um den Wert jeder Beratung zu maximieren, z. B. durch Therapieoptimierungen oder pharmazeutische Dienstleistungen?
Ein durchdachtes Gehaltsgefüge ist der Schlüssel, um Kosten zu planen und gleichzeitig attraktive Arbeitsbedingungen zu bieten. Es schafft Transparenz und fördert Motivation, ohne die Rentabilität deiner Apotheke zu gefährden.
Schritte zu einem erfolgreichen Vergütungssystem:
Gehaltsbandbreiten festlegen:
Definiere Gehaltsrahmen für jede Position, basierend auf Marktgegebenheiten, Verantwortung und Leistung. Beispiele:
PTA: 3.800 – 4.200 € brutto monatlich
Apotheker ohne Leitungsfunktion: 4.200 – 5.000 €
Apothekenleitung: 5.000 – 6.500 €
Übertarifliche Bezahlung einpreisen:
Anstatt pauschal „Tarif plus X Prozent“ anzuwenden, definiere flexible Gehaltsrahmen, die Leistung, Verantwortung und Loyalität berücksichtigen.
Variable Gehaltsbestandteile einführen:
Nutze leistungsabhängige Anreize wie:
Zielprämien: Für Teamziele, etwa die Steigerung des Rohertrags pro Kunde.
Zusatzvergütungen: Für besondere Aufgaben, wie Projektleitung oder Teamverantwortung.
Zusatzleistungen transparent machen:
Leistungen wie Fahrtkostenzuschüsse, betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeiten oder Weiterbildungsangebote sind attraktive Ergänzungen, die Fachkräfte binden.
Regelmäßige Überprüfung:
Überprüfe regelmäßig, ob die Gehälter:
marktgerecht sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben,
deine wirtschaftlichen Ziele unterstützen, und
die Zufriedenheit und Motivation deines Teams fördern.
PositionGehaltsrahmen (brutto)ZusatzleistungenPTA3.800 – 4.200 €Fahrtkostenzuschuss, Weiterbildung, BoniApotheker (ohne Leitung)4.200 – 5.000 €Betriebliche Altersvorsorge, ZusatzprämienApothekenleitung5.000 – 6.500 €Ergebnisbeteiligung, flexible Arbeitszeiten, Unternehmensbeteiligung
Die Effizienz lässt sich mit den Kennzahlen Rohertrag pro Kunde und Personalkosten pro Kunde bewerten. Beispiel:
Rohertrag pro Kunde: Ein Wert von 15 € zeigt eine gute Beratungsqualität und Kundenstruktur. Liegt der Wert darunter, können gezielte Schulungen und Zusatzverkäufe helfen.
Personalkosten pro Kunde: Ein Zielwert von 7,50 € (max. 50 % vom Rohertrag pro Kunde) zeigt, dass die Personalkosten wirtschaftlich sind. Höhere Werte erfordern eine Analyse der Auslastung und Kundenfrequenz.
Ein smarter Einsatz der Arbeitszeit ist entscheidend:
Schichtplanung nach Bedarf: Analysiere die Kundenfrequenz zu verschiedenen Tageszeiten und passe die Arbeitszeiten daran an.
Flexible Arbeitszeitmodelle: Teilzeitkräfte oder Aushilfen können Spitzenzeiten abdecken.
Delegation und Automatisierung: Tätigkeiten wie Rezeptscannen, Warenannahme oder Lagerpflege können geschulten Hilfskräften übertragen werden.
Die optimale Teamgröße hängt von Kundenfrequenz, Leistungsangebot und Effizienz ab. Kläre:
Welche Aufgaben erfordern pharmazeutisches Fachwissen?
Wie viele Kunden pro Stunde können bedient werden?
Können bestimmte Tätigkeiten extern oder digitalisiert übernommen werden?
Eine klare Aufgabenteilung sorgt für Effizienz und Motivation. Überprüfe regelmäßig:
Sind die Aufgaben klar definiert?
Gibt es Bereiche, die entlastet werden können?
Wird die Qualifikation jedes Mitarbeiters optimal eingesetzt?
Fluktuation ist teuer. Maßnahmen, die sich auszahlen:
Wertschätzende Führung: Regelmäßige Gespräche und Anerkennung motivieren.
Entwicklungsmöglichkeiten: Biete Schulungen und Aufstiegschancen.
Work-Life-Balance fördern: Flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice-Möglichkeiten steigern die Zufriedenheit.
Ein Trennungsprozess ist manchmal notwendig, sollte aber wertschätzend gestaltet werden:
Klare Leistungskriterien definieren: Nutze objektive Maßstäbe wie Pünktlichkeit, Beratungsqualität, Teamfähigkeit und Identifikation mit deiner Apothekenphilosophie.
Regelmäßiges Feedback geben: Biete Chancen zur Verbesserung.
Alternativen prüfen: Kann der/die Mitarbeiter:in in einer anderen Rolle besser eingesetzt werden?
Rechtssicherheit gewährleisten: Halte arbeitsrechtliche Vorgaben ein.
Wertschätzender Abschied: Kommuniziere eine Trennung respektvoll, um das Teamklima zu schützen.
Ein kontinuierliches Monitoring der Personalkostenquote, des Rohertrags pro Kunde und der Personalkosten pro Kunde hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Überhöhte Personalkostenquote: Überprüfe, ob Arbeitsprozesse effizient gestaltet sind.
Niedriger Rohertrag pro Kunde: Fördere die therapieoptimierende Beratung und schule dein Team.
Hohe Personalkosten pro Kunde: Analysiere die Kundenfrequenz und optimiere die Auslastung.
Die Personalkosten-Explosion 2025 erfordert strategisches Denken und proaktives Handeln. Ein durchdachtes Vergütungssystem, effiziente Arbeitsabläufe und gezielte Personalentscheidungen schaffen die Grundlage für eine wirtschaftlich stabile und leistungsfähige Apotheke. Wer diese Herausforderungen annimmt, bleibt nicht nur rentabel, sondern stärkt auch die Position als attraktiver Arbeitgeber.
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